Puerto Seguro Fluvial
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Cómo el proceso de comunicación correcto y el estilo de gestión de datos aumentan el manejo de envíos y reducen el riesgo

En la gestión de envíos internacionales, los cambios innecesarios en la carga de trabajo y la falta de comunicación eficiente y efectiva conducen a errores y demoras en el procesamiento del envío.

Múltiples partes interesadas, docenas de llamadas, variaciones de documentos, pasos del proceso y diversos sistemas de gestión de transporte (TMS) complican aún más el envío internacional.

Independientemente de los factores que ocurren, los cargadores, los consumidores esperan un manejo fluido de los bienes. La complejidad de la logística global y la volatilidad del comercio fomentan cada vez más el uso de un agente de carga con experiencia y digital. El socio de envío adecuado puede garantizar que los productos pedidos lleguen a tiempo y en su totalidad. Sin embargo, el éxito depende de una comunicación efectiva.

El problema: las comunicaciones ineficientes dentro de los procesos de reenvío de carga conducen a retrasos en la carga y demoras

La naturaleza compleja del transporte de carga se explica mejor a través de ejemplos.

Suponga que se ordena un envío de productos al proveedor, ubicado en China. Los productos deben llegar antes del 30 de julio, lo que permite el tiempo de distribución para las ventas de verano. Durante la comunicación con el proveedor, la carga estaba programada para estar lista el 28 de mayo.

El proveedor confirma la recogida programada para el 29 de mayo. La reserva se realiza para el 7 de junio. Luego, el problema llega a buen término. El 30 de mayo, el proveedor transmite información de que el pedido no estará listo hasta el 3 de junio. Si bien esto puede no parecer un cambio significativo, ya es un retraso de seis días.

Su empresa se pone en contacto con el agente de carga para retener la carga. Se produce una segunda llamada a un agente local en China para finalizar los cambios. Durante este segundo nivel de reorganización, se produce un error, la entrada incorrecta del peso del envío. El error se pasa por alto debido a una supuesta programación completa del envío, y el envío se transfiere al puerto. Ahora, el producto no puede llegar antes del 15 de agosto.

Aunque el problema original era un envío retrasado, el mayor problema surgió cuando se produjo el error durante las comunicaciones.

La causa: la comunicación continua entre su empresa, los agentes de carga y los agentes locales conduce a errores

Como lo demostró el ejemplo, el envío internacional es mucho más de lo que parece. Debido a las diferencias en las zonas horarias, los idiomas hablados y las operaciones, el agente de carga y los equipos de operaciones extranjeras necesitan comunicarse, compartir información y documentos que a veces se sienten presionados.

El tiempo transcurrido entre las comunicaciones de ida y vuelta por teléfono y, a veces, en horas impares podría conducir fácilmente a una entrada de datos inexacta o documentos mal manejados. Al ingresar datos dentro de diferentes sistemas de registros y compartir documentos a través de correos electrónicos y máquinas de fax, la información incorrecta o faltante puede ocasionar problemas más tarde en la programación, envío y entrega.

La solución: el manejo centralizado del envío que se integra con el TMS es esencial para el envío internacional oportuno y preciso

Si bien un agente de carga puede aprovechar un TMS interno para mejorar las operaciones, es tan valioso como el uso del mismo sistema en todas las transacciones.

Por ejemplo, la solución FreightGate de FreightHub permite a los agentes y otras entidades de la cadena de suministro cargar documentación de envío e ingresar información. Dado que la información se almacena dentro de la plataforma integrada, crea transparencia y minimiza el riesgo de errores humanos. En última instancia, incluso si existen errores en las llamadas físicas, el sistema de registros, FreightGate, rellena automáticamente la información y proporciona una manera de garantizar que las personas A y B tengan acceso a los mismos datos, documentos e información en tiempo real.

Las ganancias de visibilidad adicionales siguen a la integración de tales plataformas con los sistemas ERP, lo que permite a los agentes aprovechar el valor de una plataforma dedicada y centralizada de sus sistemas. Mientras tanto, Business Intelligence (BI) dentro de la plataforma evalúa e identifica los envíos en un estado crítico, como aquellos que violaron las reglas de salud del envío . El estado del envío se refiere a la probabilidad de la entrega esperada y oportuna de un envío, y los correos electrónicos de recordatorio automático garantizan que todos los agentes sepan cuándo cambia el estado de salud o requiere atención.

La ventaja: la comunicación mejorada ofrece beneficios adicionales.

Los procesos de integración y comunicación automatizada después del uso de FreightGate contribuyen a una mayor transparencia, ya que tienen una sola fuente de verdad. Es el viejo ejemplo. Más información ayuda a eliminar el riesgo de errores no solucionados. La detección temprana de las desviaciones en la licitación de envíos, también conocidas como excepciones, faculta a los agentes y agentes de carga con la información para ajustar los datos del envío y garantizar que la carga llegue a tiempo y en su totalidad.

Dado que el sistema está vinculado con herramientas de administración de excepciones dentro del TMS, los agentes pueden informar las transferencias y el espacio no liberado. En otras palabras, los cargadores pueden identificar excepciones y evitar los costos o demoras asociadas con excepciones no abordadas. En el ejemplo tradicional anterior, simplemente abordar la excepción podría ahorrar una gran cantidad de llamadas e innumerables horas de trabajo.

Basado en varios estudios de caso, el uso del sistema de envío de carga digital de FreightHub está asociado con una disminución del 30% en el tiempo entre la fecha de carga lista (CRD) y la hora estimada de salida (ETD). Como resultado, los transportistas pueden acortar los plazos de entrega, optimizar su inventario y pronosticar entregas con mayor precisión.

Además, el uso TMS de herramientas de automatización de excepciones reduce los retrasos de los contenedores hasta en un 50%. Esto aumenta el atractivo del transporte de carga para los transportistas y abre la puerta a los sistemas de calificación del remitente elegido. Los sistemas de calificación del remitente de elección se refieren a descuentos no publicados que un transportista puede usar para el flete que es más fácil de administrar y manejar. En otras palabras, el transportista tiene un menor riesgo de retrasos en el envío y una carga más rápida. Dado que el transportista gasta menos dinero moviendo mercancías atractivas, puede transferir esos ahorros a los remitentes en forma de descuentos de remitente de elección.

Las ventajas son claras. La gestión optimizada de la comunicación y las plataformas integradas brindan a los remitentes, agentes de carga, agentes locales y transportistas más información y conocimientos sobre la gestión de envíos internacionales. Dado que las comunicaciones residen dentro de la plataforma y dependen de notificaciones automáticas, nada se pasa por alto. Cuando surgen problemas, se pueden abordar antes de causar una interrupción severa. Finalmente, la tecnología vuelve a ganar la batalla por la eficiencia.

Sobre FreightHub 

FreightHub es el primer agente de carga digital de Europa para sus operaciones globales en ser su copiloto: puede manejar sus transportes globales con nuestra plataforma intuitiva de transporte de carga como su única fuente de verdad. Se beneficia de procesos confiables, datos transparentes y una cadena de suministro eficiente. Esto simplifica la cooperación entre sus proveedores y su equipo.

Nos diferenciamos de otros agentes de carga en la redefinición de las cadenas de suministro a través de la tecnología. Es por eso que apuntamos a que su éxito sea nuestro éxito. Deje que uno de nuestros expertos en logística le asesore de forma gratuita y sin compromiso. Simplemente haga clic en el siguiente enlace . Fuente: freighthub.com

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Promovemos la preservación ambiental utilizando la tecnología digital. "Somos guardianes de los recursos naturales"

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